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電子檔案管理辦法出臺背景篇一
為了加強(qiáng)我公司電子檔案管理,做好電子檔案收集、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定及利用等工作,更好地為公司的經(jīng)營服務(wù),結(jié)合我公司檔案工作實(shí)際,特制定本辦法。
一、電子檔案的管理原則
1、我單位電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
2、電子檔案管理包括電子檔案的收集、存貯、鑒定、歸檔、保管與利用等方面的工作。
3、各科室形成的電子檔案的收集、積累與歸檔等工作。
4、檔案室負(fù)責(zé)對各各科電子檔案的收集、歸檔進(jìn)行指導(dǎo),并負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定、保管和利用等工作。
二、電子檔案歸檔范圍
1、各科室辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中（oa）形成的各類電子公文和網(wǎng)站各類信息資料（針對我公司）的備份。
2、在經(jīng)營中形成的各種電子檔案。
3、各科室購置的各類操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件的復(fù)制件。
三、電子檔案歸檔要求
1、加強(qiáng)電子檔案鑒定工作。電子檔案歸檔前,檔案室會同信息管理員對電子檔案的有效性和完整性進(jìn)行鑒定審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見。
2、電子檔案在收集歸檔時(shí),應(yīng)附帶說明對電子檔案的內(nèi)容、創(chuàng)建時(shí)間、存儲格式與文件類型等加以說明。
3、電子檔案采用光盤、磁帶等載體歸檔,歸檔的電子文件必須是最終數(shù)據(jù)信息。
4、需要永久、長期保存的電子檔案,應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔。
5、電子檔案歸檔后,其數(shù)據(jù)信息應(yīng)在各單位計(jì)算機(jī)中或系統(tǒng)中保留一年時(shí)間。
四、電子檔案管理要求
1、歸檔電子文件移交到檔案室之后,檔案室要制作三套,一套封存保管,一套異地保管，一套查閱利用。
2、接收入庫的電子檔案,每兩年要抽檢一次,抽檢率不低于10%,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取恢復(fù)措施。
3、保管的歸檔電子文件要采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)手段。歸檔電子文件載體應(yīng)直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中,溫度控制在17℃—20℃;相對濕度控制在35%—45%, 距離強(qiáng)磁場10米以上。
五、電子檔案的利用
1、電子檔案的利用范圍與紙質(zhì)類檔案的利用范圍相同。
2、電子檔案查閱和借用,按照我公司《檔案查閱制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、電子檔案的載體不得外借。
六、電子檔案歸檔時(shí)間
電子檔案歸檔時(shí)間,按照《檔案管理辦法》《檔案歸檔范圍及保管期表》中有關(guān)歸檔時(shí)間要求執(zhí)行。
七、電子檔案保管期限
電子檔案保管期限,按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限審批表》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
八、電子檔案的銷毀
電子檔案銷毀,按照《檔案鑒定銷毀制度》中的有關(guān)條款執(zhí)行。
電子檔案管理辦法出臺背景篇二
電子文件歸檔與電子檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為了公司信息化建設(shè)需要，規(guī)范公司形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用，特制定本辦法。
第二條 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。
第三條 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
第四條 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
第五條 明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式，以保證電子檔案的質(zhì)量。
第六條 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
第七條 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
第八條 具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并 1
歸檔。
第九條 基本術(shù)語解釋
（一）電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存
儲于磁帶、磁盤（硬盤、移動(dòng)硬盤等）、光盤（dvd、vcd）等載體，依賴計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
（二）歸檔電子文件：是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。
（三）電子文件的歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
（四）電子文件的真實(shí)性：指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信
息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成的原始狀況一致。
（五）電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息
和元數(shù)據(jù)等無缺損。
（六）電子文件的有效性：指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利
用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。
（七）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果等信息。
（八）元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格
式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件等數(shù)據(jù)。
第二章 電子文件的收集與積累
第十條 各部門在主要職能活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，凡是屬于歸
檔范圍和有參考價(jià)值的均應(yīng)收集歸檔。
第十一條 收集積累的電子文件類型，即收集范圍。
（一）電子文件稿本
電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。
（1）定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起草文件時(shí)形成的最后一稿電子
文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價(jià)值，收集時(shí)
需落實(shí)必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。
（2）正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作
完畢，能行使其文件的職能，其標(biāo)識應(yīng)以正式文件文號注明。
主要收集積累正式版本的電子文件。
（二）電子文件信息類型
要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。
1、文本文件：指用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格
文件等，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以word、excel、rtf、txt為通用格式。
2、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖
像文件。對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收
集。掃描型電子文件以jpeg、tiff為通用格式。
3、圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。
4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要?dú)w檔的視頻和多媒體電子文件以mpeg、avi為通用格式。
5、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。音頻電子文件以wav、mp3為通用格式。
6、超媒體鏈接文件：指用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。
7、數(shù)據(jù)庫文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫文件以dbf、xls文件為通用格式。
8、計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等。
對用專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則用連同專用軟件一并收集歸檔。
第十二條收集積累要求
（一）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件
應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。
（二）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
（三）對產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)件保留。
第十三條 收集、積累方法
（一）及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
（二）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
（三）電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
（四）電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
第四章 電子文件的歸檔
第十四條 電子文件歸檔范圍
電子文件的歸檔范圍參照公司制定的文書檔案歸檔范圍。此外，還應(yīng)將各部門形成的有重要參考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)庫文件和相關(guān)軟件、超媒體鏈接文件（web網(wǎng)頁）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、cad圖形文件等電子文件收集積累歸檔。
第十五條 電子文件歸檔
（一）各部門電子文件承辦人將定稿的正式電子文件向檔案管理
部門歸檔時(shí)，應(yīng)填寫《歸檔電子文件表》，與電子文件同移交給檔案管理部門歸檔。
（二）對存儲在載體（磁帶、光盤）的電子文檔向檔案管理部門存檔時(shí)，應(yīng)在載體上標(biāo)注文件的內(nèi)容、類別、日期等。
（三）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時(shí)應(yīng)存儲相應(yīng)的查看軟件。
第十六條 電子文件的鑒定
（一）電子文件的鑒定工作，包括對電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級等。各部門要對歸檔的電子文件要進(jìn)行文件真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
（二）電子文件檢驗(yàn)合格的分別由移交部門和接收部門填寫《歸檔電子文件表》，雙方簽字，登記表一式兩份，一份由電子文件形成部門保管，一份由交檔案管理部門保管。
第五章 電子檔案的保管
第十七條 歸檔電子文件移交到檔案部門后，要及時(shí)進(jìn)行備份。檔案部門要對歸檔的電子文件制作至少兩份，一套保管，一套用于查閱。
第十八條 檔案部門對接收入的電子檔案要定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取恢復(fù)、補(bǔ)救措施。
第十九條 保管的歸檔電子文件要采用專門的保護(hù)技術(shù)手段。歸檔電子文件載體要注意防磁、防光、防塵、有害氣體等，并注意溫度和濕度控制，防止強(qiáng)磁干擾。
電子檔案管理辦法出臺背景篇三
文化委電子文件和電子檔案管理辦法
為適應(yīng)檔案管理的需要，確保各種文件的安全性、可靠性和保密性，按照國家檔案局及區(qū)檔案局電子檔案工作要求，結(jié)合我文化委工作的實(shí)際情況，制定本辦法。
一、歸檔范圍
電子文檔歸檔范圍參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。具體包括：
1、在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的文書文件、報(bào)表數(shù)據(jù)。
2、在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的各種文件、圖像、聲像等。
3、信息及計(jì)算機(jī)程序類文件，包括軟件任務(wù)開發(fā)書、需求分析說明、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書、軟件文件、原程序、編寫說明、測試報(bào)告、修改記錄、安裝使用說明書等。
二、分工與負(fù)責(zé)
電子文件的形成、積累、鑒定歸檔及電子檔案的保管必須實(shí)行全過程管理，并由各科室專人負(fù)責(zé)。
1、電子文件的形成科室負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、鑒定和整理工作，并對電子檔案的管理工作提供協(xié)助和支持。
2、計(jì)算機(jī)管理員負(fù)責(zé)對電子檔案的技術(shù)環(huán)境、相關(guān) 軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等提供技術(shù)服務(wù)。
3、檔案管理部門負(fù)責(zé)電子檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。
三、歸檔時(shí)間
邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔及電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件在次年2月底完成并移交綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
四、歸檔要求
1、歸檔前應(yīng)由文件形成科室對電子文件的原始性、有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見，如文件形成科室采用某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性、完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案室。
2、具有保存價(jià)值的電子文件，必須生成紙質(zhì)文件，進(jìn)行歸檔時(shí)，電子文件與紙質(zhì)文件之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系，一并歸檔。
3、將帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成數(shù)據(jù)庫，拷貝到耐久性載體，一式兩份。對于加密電子文件，應(yīng)解密后完成上述工作。
4、軟磁盤不可作為歸檔電子文件長期的載體。
5、存儲電子文件的載體應(yīng)貼標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括編 號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。
6、電子文件的機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、說明等一并歸檔，并附歸檔電子文件登記表。
7、原電子文件數(shù)據(jù)庫載體在完成電子文件歸檔后保留一年。
五、收集與整理
1、在電子文件收集、積累過程中，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。在電子文件的運(yùn)行中，采取簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫措施等保證電子文件信息的準(zhǔn)確性、原始性。
2、建立電子檔案庫的數(shù)據(jù)備份制度。必須隨時(shí)備份、存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，或通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)儲到受檔案部門控制的存儲器上。
3、對脫機(jī)保存的電子檔案，按照保管期限、歸檔部門進(jìn)行組盤、并建立盤內(nèi)文件目錄。
4、對電子檔案載體的著錄內(nèi)容包括載體類型、盤號、保管期限、歸檔部門、備注等。載體類型：磁盤、磁帶、光盤
光盤：按不同的載體類型分別編制流水號。保管期限：記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限 歸檔部門：記錄歸檔部門名稱
5、對電子檔案文件的著錄內(nèi)容包括：文號、責(zé)任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關(guān)文號、保管期限、主題詞、密級、盒號、文件頁數(shù)、借閱范圍、歸檔號、文件來源、備注等。對文件的著錄項(xiàng)目可從電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)中繼承，由檔案部門給定保管期限，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成件號。
六、鑒定與銷毀
（一）對電子文件的鑒定：歸檔前，電子文件的形成部門在檔案部門的協(xié)助下，對歸檔的電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定。具體包括：
1、對電子文件的原始性、真實(shí)性的鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時(shí)的或通過審批更改的、有效的電子文件是否是組成完成的系統(tǒng)的檔案文件。
2、確定電子文件的價(jià)值和保存期限。并依此刪除已收集積累但無保存價(jià)值的電子文件予以銷毀。
3、在鑒定工作的同時(shí)，對電子文件、記錄載體及計(jì)算機(jī)軟硬件平臺進(jìn)行檢測。
（二）對電子文件檔案的鑒定：內(nèi)容包括對已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定，把丟失保存價(jià)值的電子檔案剔除銷毀。
（三）電子檔案的銷毀，應(yīng)參照紙質(zhì)檔案的規(guī)定和程序執(zhí)行。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除；屬于機(jī)密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲在不可擦除載體上，須連同 儲存載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
七、質(zhì)檢與移交
1、對電子檔案質(zhì)量檢驗(yàn)：檔案部門在接收電子文件時(shí)，應(yīng)檢驗(yàn)每個(gè)文件能否被正常讀取、打開或運(yùn)行時(shí)，有無被感染計(jì)算機(jī)病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單一致。
2、對電子文件載體的檢驗(yàn)：為保證電子檔案檢驗(yàn)工作的進(jìn)行，檔案部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備。電子檔案存儲載體每兩年要機(jī)讀抽驗(yàn)一次，不少于歸檔總數(shù)40%的載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)。
3、電子檔案的移交：歸檔電子文件經(jīng)檔案部門檢查合格后，在電子檔案入庫移交登記表上簽字。檔案入庫移交登記表一式兩份，由文件形成部門、檔案部門分別保存。紙質(zhì)文件一同歸檔。
八、保管、統(tǒng)計(jì)與利用
1、電子檔案的載體的保管應(yīng)采用專門的保護(hù)設(shè)備，直立存放在避光、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17—20度，相對濕度控制在35%—46%。并由專人負(fù)責(zé)定期檢查、復(fù)制。
2、電子檔案統(tǒng)計(jì)：按對電子檔案的歸檔、保管、利用情況、銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。并生成電子檔案統(tǒng)計(jì)表。
3、電子檔案利用的要求：封存的電子檔案不得外 借，未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自復(fù)制電子檔案；保密電子檔案的利用參照紙質(zhì)檔案的國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
電子檔案管理辦法出臺背景篇四
寨河收費(fèi)站“綠色通道”電子檔案管理辦法
在“綠色通道”政策的執(zhí)行過程中，會產(chǎn)生大量相關(guān)電子檔案，為規(guī)范有序的管理這些檔案，特制定本辦法。
一、設(shè)備管理
1、班組交接班前，接班班長負(fù)責(zé)檢查本班組“綠色通道”專用相機(jī)、電池、充電器等設(shè)備，確保設(shè)備能正常工作，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)。
2、相機(jī)屬“綠色通道”驗(yàn)貨專用，使用時(shí)要愛護(hù)，不得隨意損壞，未經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)同意不準(zhǔn)借與他人使用，當(dāng)班人員不準(zhǔn)任意調(diào)整相機(jī)參數(shù)。
3、無“綠色通道”車輛時(shí)，相機(jī)由當(dāng)班班長負(fù)責(zé)放置在收費(fèi)亭內(nèi)。
4、下班后當(dāng)班班長處理完當(dāng)天“綠色通道”電子圖片后，相機(jī)、移動(dòng)硬盤、數(shù)據(jù)線等存放在內(nèi)業(yè)室，未經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)同意不得私自挪用。
二、拍照規(guī)范
1、驗(yàn)貨人員拍照前，首先確保身穿反光背心，車輛停在驗(yàn)貨點(diǎn)，監(jiān)控員控制廣場攝像頭監(jiān)督驗(yàn)貨全過程記錄，錐形標(biāo)擺放在“綠色通道”車輛后面以確保安全。
2、一般車輛拍照順序?yàn)榍败囶^、車輛全景、左右車身、車尾、車頂，共六張照片；其中車頭與車尾相片中必須顯示清晰的車牌號碼，左右車身能看清貨物的裝載情況，車頂照片能顯示貨物種類以及有無混裝。
3、特殊車輛拍照時(shí)，車頭、車尾、車輛全景、左右車身的照片必不可少，如遇到廂式貨車，則照片中必須顯示其車廂內(nèi)貨物裝載情況；如遇到運(yùn)輸豬、牛、羊等活牲口的車可以簡化拍照程序，但每輛車必須至少拍六張照片。
4、驗(yàn)貨員拍照時(shí)身體不能移動(dòng)，手不能顫動(dòng)，照片拍完后負(fù)責(zé)將所拍照片瀏覽一遍，確保照片質(zhì)量。
三、存儲流程
1、下班后，“綠色通道”車輛照片電子檔案由當(dāng)班班長負(fù)責(zé)保存在內(nèi)業(yè)室電腦中，并在指定移動(dòng)硬盤里備份，監(jiān)控員負(fù)責(zé)保存當(dāng)班“綠色通道”驗(yàn)貨錄像。
2、保存照片時(shí)以月份日期為第一目錄，二級目錄是白班夜班，三級目錄是車牌號，每天該車照片放置在以其車牌號為名稱的文件夾內(nèi)。例如：有7月1日白班13：00，車牌號豫s00001車輛照片a、b、c、d、e、f，保存時(shí)文件夾名稱順序是：
2011年綠色通道 →電子檔案 → 豫s00001 → 20110701-13 → a、b、c、d、e、f，備份時(shí)將文件夾<20110701-13>復(fù)制到移動(dòng)硬盤相關(guān)目錄中即可。保存完畢后再瀏覽一遍，確保每個(gè)車輛保存有六張照片，每張照片圖像清晰。
3、驗(yàn)貨錄像保存在監(jiān)控室電腦中，按照月份日期保存，保存前先查看驗(yàn)貨時(shí)間，確保保存的錄像中能顯示整個(gè)驗(yàn)貨過程。
電子檔案管理辦法出臺背景篇五
邑等檔案室實(shí)行電子化管理實(shí)施方案
數(shù)字檔案室
指以電子檔案為對象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。文檔一體化原則
各單位應(yīng)堅(jiān)持文檔一體化原則，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)辦公信息的順暢交流。
統(tǒng)籌規(guī)劃原則
數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動(dòng)化的重要構(gòu)成。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。
確保安全原則
各位教師應(yīng)健全各種設(shè)施，加強(qiáng)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。
網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
1檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)
檔案室應(yīng)配備能夠滿足運(yùn)行需要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全域，按照bmb17的技術(shù)要求進(jìn)行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網(wǎng)。2接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)
檔案室應(yīng)配備專門的計(jì)算機(jī)與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)的，應(yīng)采取相應(yīng)措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。3數(shù)據(jù)交換
數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換采用移動(dòng)硬盤等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)。
軟件系統(tǒng)建設(shè)
1應(yīng)選擇技術(shù)成熟、前瞻性好、后期維護(hù)有保障的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案室基礎(chǔ)管理平臺。選擇適宜的操作系統(tǒng)。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。選擇適宜的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。目錄數(shù)據(jù)推薦采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲管理，其他數(shù)據(jù)可根據(jù)需要選用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫存儲管理。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計(jì)要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實(shí)際、功能齊全、運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全的檔案管理應(yīng)用平臺。5 電子文件歸檔管理系統(tǒng)
是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)按照gb/t 18894和有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定設(shè)計(jì)開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報(bào)送等功能。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。6 數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)
應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個(gè)檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。主要應(yīng)包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、庫房管理等功能。7 檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)
按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求，整理應(yīng)進(jìn)館的檔案、資料及現(xiàn)行文件，形成報(bào)送數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報(bào)送。8 檔案查詢利用系統(tǒng)
在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。電子文件歸檔管理系統(tǒng)和檔案查詢利用系統(tǒng)是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的子系統(tǒng)，應(yīng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。數(shù)字檔案室一般應(yīng)基于中間件技術(shù)，將業(yè)務(wù)規(guī)則邏輯與后臺數(shù)據(jù)存儲處理和前臺展現(xiàn)程序進(jìn)行分離，構(gòu)架數(shù)據(jù)庫服務(wù)器處理數(shù)據(jù)，應(yīng)用服務(wù)器處理具體業(yè)務(wù)邏輯，客戶端負(fù)責(zé)和用戶交互的三層體系開發(fā)應(yīng)用平臺。
數(shù)據(jù)庫建設(shè)
1數(shù)據(jù)庫種類
檔案室應(yīng)建立面向全部室藏檔案的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫，集中存儲管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。2 檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫
室藏檔案應(yīng)按照da/t18和db37/t53的規(guī)定設(shè)計(jì)著錄項(xiàng)目，建立檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫。
室藏資料應(yīng)按照gb3792.1和gb3792.2的規(guī)定設(shè)計(jì)著錄項(xiàng)目，建立資料目錄數(shù)據(jù)庫。3 電子檔案數(shù)據(jù)庫
根據(jù)gb/t18894和國家及省制發(fā)的電子文件管理規(guī)定組織建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)量大、種類豐富的單位可以區(qū)分類型建立數(shù)據(jù)庫，分別存儲文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型等電子檔案數(shù)據(jù)。電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行有效掛接。4 數(shù)據(jù)采集和加工 檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集
按照da/t18和db37/t536的規(guī)定采集檔案目錄數(shù)據(jù)。按照gb3792.1和gb3792.2的規(guī)定采集圖書資料目錄數(shù)據(jù)。5 電子檔案數(shù)據(jù)的采集 6 電子文件收集歸檔
單位應(yīng)按照國家及省有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定，建立健全電子文件歸檔管理體制和責(zé)任體系，采取相應(yīng)的技術(shù)手段和管理措施，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，確保各種類型電子文件完整歸檔。
歸檔文本型電子文件推薦采用xml格式，可以收集pdf、rtf、txt格式文檔；圖像型電子文件推薦采用tiff或jpeg格式；音頻型電子文件推薦采用mp3或wav格式；視頻型電子文件推薦采用mpeg2或avi格式。7 檔案數(shù)字化加工
檔案室應(yīng)有計(jì)劃地采用成熟的數(shù)字化技術(shù)對室藏非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。紙質(zhì)檔案按照da/t31的規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化加工。
照片檔案采用掃描方式進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，彩色照片宜采用“rgb”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；掃描儀光學(xué)分辨率應(yīng)不低于600dpi；掃描后的照片應(yīng)保存為tiff格式，采用lzw格式壓縮；掃描圖像縮放比應(yīng)為100%。
錄音帶數(shù)字化時(shí)應(yīng)選用44.1khz，16bit來進(jìn)行立體聲采樣。數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為wav或mp3。
錄像帶數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4mb/s，采用mpeg2壓縮存儲標(biāo)準(zhǔn)。
數(shù)據(jù)管理與維護(hù) 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理。2 數(shù)據(jù)入庫
電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行齊全性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性、有效性鑒定，確認(rèn)達(dá)到相應(yīng)技術(shù)要求后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能入庫保管。3 數(shù)據(jù)修改
入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫數(shù)據(jù)確有錯(cuò)誤，應(yīng)形成書面報(bào)告，按相關(guān)制度的程序規(guī)定批準(zhǔn)后方能修改。.4數(shù)據(jù)備份
檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套備份，脫機(jī)分開保管，一套異地保存。并定期進(jìn)行更新備份。有條件的單位，宜采用雙機(jī)熱備加磁盤陣列柜存儲管理。5數(shù)據(jù)刪除
入庫數(shù)據(jù)不能隨意刪除。經(jīng)價(jià)值鑒定確無保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，按相關(guān)制度的程序規(guī)定審批同意后，按要求刪除數(shù)據(jù)。刪除數(shù)據(jù)應(yīng)形成紙質(zhì)記錄存檔。
查詢利用 單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置非涉密檔案在線查詢利用的功能鏈接。檔案室應(yīng)利用本單位辦公網(wǎng)實(shí)現(xiàn)非涉密檔案在線查詢利用；利用電子郵件或其他通訊方式實(shí)現(xiàn)非在線查詢利用。3 涉密檔案不能上網(wǎng)利用。應(yīng)建立完善的網(wǎng)上查詢利用記錄，對檔案查詢利用進(jìn)行全程監(jiān)督。編制提供本單位基礎(chǔ)數(shù)字、重要工作和重大事件等信息資料，通過辦公網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)。
安全管理
1物理安全
檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件；采用溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35%—45%之間；設(shè)置門控系統(tǒng)、監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)，配備磁帶備份系統(tǒng)、光盤刻錄系統(tǒng)、斷電保護(hù)ups系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，健全環(huán)境安全和介質(zhì)安全等功能，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施、介質(zhì)和信息的物理安全。電子檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。有條件的單位應(yīng)建造標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案庫房。2數(shù)據(jù)安全
檔案室應(yīng)健全系統(tǒng)備份、容災(zāi)恢復(fù)和電磁兼容等功能，配備防火墻、入侵檢測等相應(yīng)技術(shù)設(shè)備，建立操作日志，通過身份認(rèn)證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗(yàn)、入侵檢測
等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。3 計(jì)算機(jī)病毒防治
采用國家有關(guān)主管部門審驗(yàn)通過的查毒、殺毒軟件，實(shí)時(shí)對服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。4 網(wǎng)絡(luò)入侵防護(hù)
采用通過國家鑒定的防火墻設(shè)備構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，并通過網(wǎng)絡(luò)入侵檢測設(shè)備，對網(wǎng)絡(luò)可疑訪問進(jìn)行記錄、跟蹤，與防火墻及網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)聯(lián)動(dòng)，阻止非法訪問，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全。5系統(tǒng)漏洞掃描防護(hù)
通過系統(tǒng)漏洞掃描系統(tǒng)，主動(dòng)查找網(wǎng)絡(luò)中存在的各種漏洞，及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，避免可能引起的破壞。6 身份鑒別
采用各種有效措施對通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線移交、信息檢索等活動(dòng)進(jìn)行身份鑒別，保證用戶身份的合法性。7訪問控制
通過網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件組合功能對用戶進(jìn)行操作權(quán)的限制，包括功能權(quán)限制和數(shù)據(jù)權(quán)限制，主要防范用戶的越權(quán)訪問。8 信息加密
包括傳輸加密和存儲加密。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)支持相應(yīng)的加密協(xié)議。9安全審計(jì)
利用數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、安全保密產(chǎn)品和應(yīng)用軟件的審計(jì)功能進(jìn)行安全審計(jì)、評估。10 保密管理
應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關(guān)保密規(guī)定切實(shí)做好保密管理。
制度建設(shè) 電子文件歸檔制度
明確電子文件歸檔范圍、責(zé)任、格式、程序、方法、時(shí)限和質(zhì)量要求等。
2檔案數(shù)字化規(guī)程
明確規(guī)定本單位各種門類、載體檔案進(jìn)行數(shù)字化的具體要求。檔案安全保密制度
明確規(guī)定電子檔案安全管理職責(zé)要求和措施方法，網(wǎng)上利用權(quán)限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案閱讀使用范圍。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度
明確規(guī)定網(wǎng)上查詢利用檔案的范圍，查詢利用的程序方法及安全要求。5 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度
明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)入庫、修改、檢測、備份、刪除等操作的具體程序和方法。6 電子檔案鑒定銷毀制度
明確規(guī)定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術(shù)要求。7 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度
明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)操作管理要求和程序方法，規(guī)定計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備維護(hù)使用要求。
施工、監(jiān)理與驗(yàn)收 數(shù)字檔案室應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，由具有信息系統(tǒng)工程施工資質(zhì)的公司進(jìn)行施工，并聘請具有信息系統(tǒng)工程監(jiān)理資質(zhì)的監(jiān)理公司進(jìn)行全程監(jiān)理。檔案管理軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全管理，均應(yīng)通過省檔案局專業(yè)驗(yàn)收。
邑等檔案室實(shí)行電子化管理實(shí)施方案
邑等完小
