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會議室管理制度十條篇一
2、會議室由辦公室管理,負責會議室的財物、使用和衛(wèi)生等管理工作。
3、學校及各部門使用會議室,要提前1天與辦公室申請,并做好申請登記,以便辦公室統(tǒng)籌安排。
4、使用會議室實行部門負責人承包制,要愛護室內財物,保持室內清潔。凡損壞、挪用而造成公共財物損壞的,要按照同等物品的市場價加倍賠償。使用后,衛(wèi)生清掃不符合要求者,有權不再批準使用。
5、進入會議室要講文明,講紀律,講衛(wèi)生,遵守公共秩序,保持安靜,愛護公物,嚴禁吸煙,嚴禁喧嘩和亂動物品。
6、使用會議室結束后,部門負責人要與辦公室當面清場交接,及時歸還鑰匙,保證會議室的正常使用。
7、外單位使用會議室要提前3天與學校辦公室申請登記,經學校負責人批準后,每次交付一定押金后方可使用。
8、辦公室要嚴格執(zhí)行制度要求,對違反規(guī)定所造成的一切后果由辦公室負責。
會議室管理制度十條篇二
為進一步加強會議室管理,充分發(fā)揮作用,提高使用率,明確各部門使用會議室的規(guī)定及申請使用流程,現對會議室的使用作如下規(guī)定:
會議室指的是大會議室、中會議室、小會議室以及接待室。
會議室用途:公司會議、部門會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶接待及適合在會議室舉行的小型活動、競賽活動等的場所,不做其他用途。
接待室:可容納6人;
小會議室:可容納14人,配備固定式投影儀、投影幕布;
中會議室:可容納22人,配備電視機;
大會議室:可容納70人,配備音響、話筒、led顯示屏。
(一)三個會議室及接待室均由行政部統(tǒng)一管理,統(tǒng)籌協(xié)調安排使用,并負責衛(wèi)生、安全以及對室內設備物品的管理;
(二)部門或個人需要使用大會議室時,需提前一天向行政部提出申請并填寫《會議使用申請表》;部門或個人需使用中會議室、小會議室以及接待室時,需提前一小時提出申請并填寫《會議使用申請表》,因臨時情況需使用會議室的,可告知行政部先使用,后填補《會議使用申請表》。
(三)使用原則:先申請,后使用,誰使用,誰負責。按申請先后順序使用,如遇公司層級的緊急及重要的會議可優(yōu)先使用。
(四)申請使用會議室的部門應在所預約時間準時到達會議室,超過10分鐘未到達會議室的,行政部有權對會議室的使用權另作安排,如需延長使用時,請及時通知行政部。
(五)任何部門或個人在使用會議室期間,必須愛護會議室的設備設施,安全使用,如因個人原因造成設備設施損壞,須照價賠償。
(六)會議室使用期間,使用部門或個人自行負責會議的模式安排、人員接待、會議記錄等會議要求,行政部相關人員可協(xié)助辦會。
(七)會議室使用期間,使用部門或個人需保持會議室的整潔,會場禁止吸煙,禁止亂扔垃圾等不文明行為;使用完畢后,務必將所有移動過的椅子、桌子、設備設施等還原,離開時關閉設備電源,并通知行政部及時驗收檢查。
會議室管理制度十條篇三
1、所有在電視電話會議室召開的會議由政府辦秘書組負責會務管理,信息辦負責設備管理。
2、電視電話會議設備的管理維護由網絡管理員負責,其他工作人員協(xié)助網絡管理員完成工作。
3、召開非電視電話會議時由政府辦秘書組書面通知會議系統(tǒng)管理人員開啟會議室設備。
4、召開電視電話會議時由政府辦機要組通知會議系統(tǒng)管理人員開啟設備,政府辦秘書組派人做好會議室衛(wèi)生工作。
5、會議系統(tǒng)管理人員定期(按市政府安排)與市政府電視電話會議室進行聯合調試。
6、召開電視電話會議前,會議系統(tǒng)管理人員應預先進行設備檢查和網絡調試,切實做好會議前各項準備工作。
7、會議系統(tǒng)管理人員在調試和會議期間,應堅守崗位,對會議全程的圖像、聲音實行連續(xù)監(jiān)看、監(jiān)聽。
8、會議系統(tǒng)管理人員每周一對設備及線路進行檢測,及時更換壞損設備,排查線路故障并做好會議系統(tǒng)運行、維護記錄。
9、禁止用手觸摸攝像頭、等離子屏等設備,無關人員不得進入控制室。
10、開會期間,嚴禁在會議室使用手機。
11、 會議時間有沖突時,電視電話會議優(yōu)先。
會議室管理制度十條篇四
(一)飯店級會議:飯店員工大會、飯店業(yè)務人員會以及各種代表大會,應報請總經理辦公室批準后,由各部門分別負責組織召開。
(二)專業(yè)會議:即全飯店性的技術、業(yè)務綜合會(如經營活動分析會、安全工作會等),由分管副總經理批準,主管業(yè)務部門負責組織。
(三)系統(tǒng)和部門工作會:飯店各部門召開的工作會,由各部門主管決定召開并負責組織。
(四)班組(小組)會:由各班組長決定并主持召開。
(五)上級飯店或外單位在我飯店召開的會議(如現場會、報告會、辦公會等)或業(yè)務會(如聯營洽談會等),一律由總經理辦公室受理安排,有關業(yè)務對口部門協(xié)助做好會務工作。
(一)例會的安排
為避免會議過多或重復,飯店正常性的會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內容組織召開。例行會議安排如下:
1、技術會議
(1)總經理辦公會
研究、部署行政工作,討論決定飯店行政工作重大問題。
(2)行政事務會
總結評價當月經營工作情況,安排布置下月工作任務。
(3)班組長以上經營管理大會(或飯店員工大會)
總結上期(半年、全年)工作情況、部署本期(半年、新年)工作任務。
(4)經營活動分析會
匯報、分析飯店計劃執(zhí)行情況和經營活動成果,評價各方面的工作情況,肯定成績,指出失誤,提出改進措施,不斷提高飯店經濟效益。
(5)安全工作會(含治安、消防工作)匯報總結前期安全生產、治安、消防工作情況,分析處理事故,檢查分析事故隱患,研究確定安全防范措施。
(6)部門事務會
檢查、總結、布置工作。
(7)班組會
檢查、總結、布置工作。
2、各類代表大會
(1)員工代表大會
(2)部門員工大會(或員工代表小組會)
3、民主管理會議
(1)飯店管理委員會議
(2)總經理、工會主席聯席會。
(3)生產管理委員會議
(4)生活福利委員會議
會議室管理制度十條篇五
為規(guī)范公司總部會議室的使用和管理,并使其制度化、合理化,更好的為公司與會人員提供優(yōu)質的服務和良好的會議環(huán)境,防范會議室設備使用過程中可能存在的損壞,從而更好體現公司的整體形象,特制訂本辦法。
公司總部的各類型會議室。
原則:歸口管理原則,分工負責原則;有效控制原則;資源共享原則,快速處理原則,責任追究原則。
4.1公關傳播部職責
4.1.1公關傳播部負責《會議室管理操作規(guī)范》的制定(修訂),以及在制度實施的整個過程中的考核工作,督促各部門嚴格執(zhí)行,保證制度的順利實施。
4.1.2公關傳播部負責各部門會議室的統(tǒng)一分配,嚴格結合會議性質、會議重要性等,將會議室按需求分配給各部門。
4.1.3公關傳播部負責檢查會議室內的設施、流動用品等的日常使用情況:每日定時進行會議室點檢,點檢的內容主要包含環(huán)境衛(wèi)生﹑物品設施等狀態(tài),并填寫《會議室點檢表》,詳見附件;
4.2綜合管理部職責
4.2.1綜合管理部負責會議室管理系統(tǒng)的制作和維護;各類電子設備和設施由綜合管理部指定專人管理調試。
4.2.2綜合管理部負責公司對會議室系統(tǒng)設備的要求和提出規(guī)劃及采購到位。
4.3各部門職責
4.3.1各部門負責根據會議室申請流程預定會議室,不得隨意更改已申請過的會議;
4.3.2各部門重要接待會議,由公關傳播部根據實際需要安排各項會務,各部門日常召開會議使用會議室,需自行安排會議服務人員;
4.3.3公司各部門使用會議室時有對會議室用品及衛(wèi)生維護的責任,用完會議室鑰匙應立即歸還。
5.1會議室使用申請流程及規(guī)定
5.1.1.為避免會議發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,須由相關部門進行申請,并做好登記。原則上按先后順序,如有特殊情況,需要雙方共同協(xié)商,從而達成一致。
5.1.2使用會議室的順序是先預定先使用,但如若有公司級分管副總經理以上領導需臨時使用,各相關部門必須做相應的調換或推遲;
5.1.3.臨時召開會議需要使用會議室時,要及時向會議室負責人提出申請并登記使用情況;
5.1.4若實際情況有變,不需要使用會議室必須提前半天向會議室管理員取消預定時間;
5.1.5各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加人員等,如有需要其他部門協(xié)辦的事項,請?zhí)崆奥撓敌鑵f(xié)辦部門領導。
5.2會議室使用及維護
5.2.1會議過程中,使用人負責維護會議室內的各類設備完好性,提醒參會人員愛護會議室內的一切設備;
5.2.2在使用過程中,一旦發(fā)現有對會議室內設施造成人為損害和資源(白板筆、紙杯等)浪費的行為,公關傳播部將對其個人進行照價賠償的處罰,情況惡劣者將按公司相關的規(guī)章制度進行處罰;
5.2.3整個會議過程中,會議組織者有責任維護會議室內的環(huán)境衛(wèi)生;
5.2.4會議結束后,會議組織者負責將會議室內的廢棄物收拾整潔,恢復會前使用狀態(tài),如未做整理或整理不到位者,次數達三次以上,將進行通報批評;
5.2.5會議結束后,會議組織者負責通知會議管理員清點會議室固定資產,確保設備完好,會議組織者方可離開;
5.2.6會議組織者會前應對會場進行檢查,如發(fā)現物品損壞和丟失,要及時與公關傳播部聯系,如不上報,則承擔全部責任。
5.2.7在使用期間,在會議室發(fā)生的任何事故和意外責任由使用部門承擔。
6.1各職能部門不按規(guī)定私自使用會議室時,將給予各事業(yè)部綜合管理部負責人負激勵100元/次(臨時緊急性會議需電話通知后方可使用);
6.2各職能部門在會議期間桌椅等設備有破損的,每一處將給予組織會議的負責人負激勵200元;會后物品擺放不整齊、垃圾不清理、鑰匙不及時歸還的,給予各會議組織部門負責人負激勵100元;
6.3未經允許隨意調試造成電器等音響設備損壞影響會議使用情況的,每一次將給予各事業(yè)部綜合管理部負責人或職能部門負責人負激勵200-500元;損壞物品、器材需按原價1.5倍賠償;
7.1本制度由公關傳播部負責解釋;
7.2本制度自簽發(fā)之日起生效;
附件
一、《會議使用登記表》。
二、《會議分配明細表》
三、《會議點檢表》