一鍵復(fù)制
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辦公室主任具備素質(zhì)篇一
發(fā)布日期：2006-03-27
韓玲
在打造現(xiàn)代農(nóng)發(fā)行的今天，作為承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右，承擔(dān)“中心樞紐”的辦公室工作，顯得尤為重要。為適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的要求，進一步做好工作，辦公室主任應(yīng)具備以下素質(zhì)。
一、較高的政治素質(zhì)
具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，必須要有一定的政治理論水平，才能適應(yīng)辦公室工作的需要。因此，平時要注重學(xué)習(xí)，理解掌握有關(guān)國家的方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。
敬業(yè)精神強。工作認真負責(zé)，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性，吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)，雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。要辦事穩(wěn)妥，處事嚴謹，廉潔自律，起模范帶頭作用。
思想活躍。敢于解放思想，具有實事求是精神，接受新生事物快，愛學(xué)習(xí)，愛出點子，改革和超前意識強，在工作中能充分發(fā)揮主觀能動性，不斷開拓新局面。
信奉誠實。做人誠實、正派，具有高尚的道德品質(zhì)，樸實的工作作風(fēng)，公正的處事原則。所謂“高尚”就是樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到堂堂正正做人，認認真真做事；所謂“樸實”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個好同志；所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂，慎用權(quán)力，知人善任，能夠與人團結(jié)共事，而且具有良好的協(xié)調(diào)能力和科學(xué)的工作方法。
二、一定的業(yè)務(wù)能力
從辦公室的職能來看，綜合性強，事務(wù)繁雜，擔(dān)負著機關(guān)內(nèi)務(wù)、文秘、協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和機關(guān)管理等多項工作。辦公室主任必須具備一定的文字和綜合業(yè)務(wù)能力、組織協(xié)調(diào)能力。
具備一定的文字功底和語言表達能力。同時，要熟悉業(yè)務(wù)知識，包括財務(wù)會計、信貸知識。
具備很強的協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)，是辦公室主任協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行管理的基本職能，也是一項十分重要而且難度很大的工作。在現(xiàn)行的機構(gòu)設(shè)置中，一項工作幾個科室負責(zé)的現(xiàn)象比較普遍，你中有我、我中有你，職責(zé)交錯、利益相兼。因此，辦公室主任在協(xié)調(diào)工作時，要站在全局的高度，正確處理好整體與局部、局部與局部之間的利益關(guān)系，在全局利益上達到協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
三、良好的工作態(tài)度
辦公室是綜合部門，既要協(xié)調(diào)方方面面，又要服務(wù)上下左右，具有整體性強、影響大的特點，要使辦公室具有戰(zhàn)斗力，發(fā)揮窗口作用，辦公室主任必須具備良好的工作態(tài)度。一是忠誠可靠，潔身端正。在思想上忠于農(nóng)發(fā)行事業(yè)，不折不扣地理解黨的路線、方針、政策，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想；在行動上要服從領(lǐng)導(dǎo)，對各項決定應(yīng)認真地貫徹執(zhí)行，不得自行其事，一旦遇到領(lǐng)導(dǎo)作出的決定不妥或明顯失誤時，應(yīng)該出以公心，予以提醒。二是任勞任怨，勤奮好學(xué)。不論是撰寫材料，還是協(xié)調(diào)辦事，都要有強烈的服務(wù)意識，以高度負責(zé)的態(tài)度，一絲不茍地做好工作。同時，要具有不為名、不為利、任勞任怨、甘當(dāng)無名英雄的思想品德，經(jīng)受得起各種誤解、委曲和挫折。三是團結(jié)同志，寬以待人。對同志大事講原則，小事講風(fēng)格，待人寬厚誠懇，辦事嚴謹認真，使同志之間、科室之間、上下級之間團結(jié)一心，促進機關(guān)工作的高效運轉(zhuǎn)。
辦公室主任具備素質(zhì)篇二
辦公室主任角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)
辦公室是單位中的綜合部門，起著承上啟下、溝通協(xié)調(diào)的中樞作用，是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的窗口。辦公室工作任務(wù)龐雜、責(zé)任重大，不僅要參與政務(wù)、處理事務(wù)，還要協(xié)調(diào)關(guān)系、做好服務(wù)。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質(zhì)密不可分。
一、辦公室主任的角色定位
辦公室主任的工作性質(zhì)從根本上說，具有輔助性和服務(wù)性以及協(xié)調(diào)性等多重性的特點。輔助性是側(cè)重于辦公室主任本人的工作責(zé)任和地位而言；服務(wù)性則側(cè)重于辦公室主任的思想意識、職業(yè)道德、工作方式、方法來說的；協(xié)調(diào)性則是辦公室主任對內(nèi)對外、對上對下的工作關(guān)系，前兩者相對于領(lǐng)導(dǎo)而言，后者相對于工作職責(zé)，這些工作性質(zhì)決定了辦公室主任的工作特點，這些特點貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言，它最突出的特點具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。
（一）角色的多重性
所謂角色多重性，是指人們對某種社會地位、身份和職責(zé)的一種看法，也是人們對具有特定身份的人的行為期望。這里所說的角色多重性，主要是指辦公室主任在組織協(xié)調(diào)或群體活動中通過各種工作關(guān)系所體現(xiàn)出的權(quán)利、義務(wù)規(guī)范和行為模式。辦公室主任相對于單位的領(lǐng)導(dǎo)他既是下級又是參謀助手或者說有時又可充當(dāng)半個秘書角色部門領(lǐng)導(dǎo)、是核心、是部門凝聚力的主要源泉；相對于本單位的其它部門，他既是督促落實領(lǐng)導(dǎo)的各項工作要求的執(zhí)行者，又是協(xié)調(diào)各部門之間的中介和橋梁；相對于其它單位，他又是一位迎賓待客的接待者，并要求做到舉止得體、熱情周到、不卑不亢的主人風(fēng)范形象。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性。當(dāng)然，在不同的場合、時間、事由，其代表的角色也就可能有所不同。
（二）要求的多重性
辦公室本身是由其屬性所決定的，而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性。因此，對主任在工作上的要求與其它部門負責(zé)人的要求也就不盡相同，這是因其部門的工作性質(zhì)和主任本人的工作職責(zé)所決定的。辦公室主任的工作要求大體上體現(xiàn)在以下六個方面，即：被動性與主動性相結(jié)合；經(jīng)常性與突擊性相結(jié)合；事物性與政務(wù)性相結(jié)合；領(lǐng)導(dǎo)性與群眾性相結(jié)合；綜合性與專業(yè)性相結(jié)合；管理性與服務(wù)性相結(jié)合。這六個方面既是矛盾的統(tǒng)一體，又是職責(zé)與能力的具體要求。對這些矛盾和職責(zé)都需要辦公室主任去兼顧并處理好，不能顧此失彼。
（三）能力的多重性
能力的多重性是相對于辦公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作職責(zé)所決定的。要使辦公室的功能得到較好的發(fā)揮，辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性。例如：對上準確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力；對下善于運籌落實的能力；對內(nèi)除要有管理能力外，還要具備對本單位業(yè)務(wù)知識的了解和掌握；對外還要具備一定的協(xié)調(diào)溝通能力等等。這些能力的多重性要求，；相對于辦公室內(nèi)部來說他又是作為辦公室主任應(yīng)該盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運籌自如，得心應(yīng)手。
二、辦公室主任的素質(zhì)修養(yǎng)
作為單位“大管家”和單位領(lǐng)導(dǎo)“左右手”的辦公室主任，他的素質(zhì)高低直接影響著辦公室工作乃至整個單位工作的好壞。另一方面，受其工作性質(zhì)和特點以及工作職責(zé)等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應(yīng)該提高自身素質(zhì)，加強個人修養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)水平，特別是著力提高五個方面的素質(zhì)修養(yǎng)。
（一）政治素質(zhì) 政治素質(zhì)在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了良好的政治素質(zhì)，才能更好地吸引人才、領(lǐng)導(dǎo)下屬，才能提高工作的原則性、預(yù)見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)造性，保證各項工作沿著正確的路線健康發(fā)展，不斷取得成功。辦公室主任的政治素質(zhì)是諸多素質(zhì)中的核心，起著決定和主導(dǎo)的作用，它有力地決定和影響著其他素質(zhì)的形成和發(fā)展，反映綜合素質(zhì)的高低。
（二）道德品質(zhì)修養(yǎng)
辦公室主任的道德品質(zhì)素質(zhì)除了要遵循一般的道德標準以外，因受其角色定位和思想意識性質(zhì)的決定，作為部門領(lǐng)導(dǎo)特別是辦公室主任要時刻清楚自己的角色，擺正自己的位置，把握好言行分寸，處理好各方面的關(guān)系。在主觀上要排除個人榮辱，要先人后己，處處比別人多付出，無私才能有德。無論是對上或者對下，都要做到心懷坦蕩，一視同仁，以身作則，不斷錘煉人格。三）心理素質(zhì)
辦公室主任一點要學(xué)會控制自己的情緒，帶頭保持積極向上的精神狀態(tài)。在生活中，要豁達開朗樂觀向上，妥善處理人際關(guān)系，豐富生活情趣，適時調(diào)整心態(tài)，矯正行為坐標。在工作中，不僅要熱愛自己的工作，更要努力施展才智，正確對待工作中的矛盾沖突，把工作著力點放在如何干好、干出特色上來，力爭做到讓各方面基本滿意，自己的心態(tài)才踏實。
（四）工作能力素質(zhì)
在政治素質(zhì)、道德素質(zhì)、心理素質(zhì)等條件等同的情況下，辦公室主任能力素質(zhì)的高低，直接影響到其他工作效率的高低和工作業(yè)績的好壞。作為辦公室主任首先要具有當(dāng)好參謀助手的能力，做到思維敏捷，足智多謀。其次，在工作中應(yīng)該具備對領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力。在職權(quán)范圍內(nèi)能熟練掌握和運用各種規(guī)章制度去抓好工作，事事想在前，處處做在前。第三，還應(yīng)具有綜合協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮樞紐和橋梁作用，努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。第四，辦公室主任還有要具有在各種場合下的應(yīng)酬能力。對內(nèi)具有親和力，對外要有協(xié)調(diào)技巧。工作中既有溫和的一面，又要有處理問題果斷的一面。
（五）理論知識素質(zhì)
辦公室主任工作涉及范圍極廣，具有很強的整體性和綜合性。這種工作特點決定了辦公室主任必須具備豐富的知識和較高的文化素質(zhì)。理論知識包括政治理論和業(yè)務(wù)知識以及現(xiàn)代科學(xué)文化技能等。一是政治理論修養(yǎng)。作為一個辦公室主任應(yīng)該對黨和國家的方針、政策等政治理論有所掌握；對社會現(xiàn)象的理解和認識要比較敏銳和深刻，特別是自己的獨到見解要上升到一定的理論高度。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)的修養(yǎng)。辦公室主任應(yīng)盡可能地多掌握本工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)方面的知識，善于積累有關(guān)業(yè)務(wù)方面的工作經(jīng)驗和基礎(chǔ)資料，不斷充實自己提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是現(xiàn)代科學(xué)技能素質(zhì)的修養(yǎng)。作為辦公室主任應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識和技能，用所掌握的現(xiàn)代科學(xué)理論知識指導(dǎo)工作，運用現(xiàn)代科學(xué)技能提高工作質(zhì)量和工作效率。
三、辦公室主任如何加強自身修養(yǎng)
（一）善于定位
“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識，把握好各種角色的轉(zhuǎn)換。對本單位的領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任要時刻注意維護領(lǐng)導(dǎo)的威信和權(quán)威性，及時準確地落實領(lǐng)導(dǎo)決策，恰到好處地處理好上下級和部門之間的工作關(guān)系。但要堅持原則，不能怕得罪人，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展。另外，必須有下級服從上級的組織觀念，要想方設(shè)法支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好群眾的思想工作，及時給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。對于本單位的各股室來說，辦公室主任應(yīng)當(dāng)是個承上啟下、有威信、值得信賴的參謀和協(xié)調(diào)者。如果沒有清醒的角色意識，就不能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合，工作上就沒有號召力。同時，辦公室作為對外交流的窗口，辦公室主任還應(yīng)妥善處理好對外交往的關(guān)系，維護好本單位的形象。
（二）善于思考面對千頭萬緒的事務(wù)和各種紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系，辦公室主任遇事時須反應(yīng)靈敏，同時要冷靜沉著，善于思考。辦事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。對于來自四面八方、上下左右、方方面面的信息，辦公室主任應(yīng)該是個過濾器，要學(xué)會思考分析，把有用的信息及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)參考，提供給各部門應(yīng)用。遇到棘手的事，要養(yǎng)成深入調(diào)查研究的習(xí)慣，做到有理有據(jù)地處理問題，不能盲目、簡單地上推下卸，不加思考、簡單行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成規(guī)定的工作以外，要善于動腦筋、敢于創(chuàng)新思路，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習(xí)慣，才能在處理問題、化解矛盾時做到游刃有余，切實為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)壓力，為群眾排憂解難。
（三）善于學(xué)習(xí)
辦公室主任工作范圍既包括政務(wù)，又包括事務(wù)；既有政治上的，又有文化上的。工作上的綜合性特點決定了辦公室主任要學(xué)習(xí)的東西很多，因此就必須養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。學(xué)習(xí)的關(guān)鍵在于“善”字上，因為人的精力和時間是有限的，加上辦公室的工作紛繁復(fù)雜，因此要學(xué)會利用好“善”字。一方面要學(xué)會合理利用時間，另一方面要學(xué)會適應(yīng)形勢，要結(jié)合實際需要學(xué)。同時，還要充分利用工作上的有利條件，例如：在擬辦文件時，要及時對上級政策性和指導(dǎo)性的文件先“飽眼?！闭J真學(xué)習(xí)領(lǐng)會，不要隨意一覽了之。只要不斷學(xué)習(xí)和補充新知，調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)，提高自己的工作能力，才能遇事不驚，沉著冷靜，適應(yīng)工作需要，跟上時代發(fā)展的步伐，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。
（四）善于“超脫” 辦公室主任的工作，往往與忙忙碌碌結(jié)下不解之緣，有考慮不完的工作，寫不盡的文字材料，干不完的雜事，在精神上、體力上很難有輕松的時候。因此辦公室主任更應(yīng)該努力學(xué)會“超脫”，給自己營造一個良好的工作環(huán)境。一要按照重點工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕、重、緩、急等層次合理安排時間，做到重點工作重點抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發(fā)揮副職的作用，調(diào)動本部門其他人員的積極性，用其所長。三要在部門內(nèi)建立起規(guī)范、高效的工作秩序，使其部門內(nèi)下屬各盡其責(zé)，相互配合，提高工作效率，也是辦公室主任獲得“超脫”的有效方法之一。
公司辦公室主任管理建議
公司辦公室承擔(dān)著參與領(lǐng)導(dǎo)班子對重大問題的討論和決策、招投標、檔案文件合同管理、會議、接待等工作，是信息傳遞、政策落實、上下內(nèi)外溝通的窗口，是為公司運營起輔助作用的綜合部門。如果我作為公司辦公室主任，我開展工作的計劃如下：
一、充分深入地了解公司情況，找準自己的工作定位
了解公司的信息主要包括：公司的發(fā)展遠景、發(fā)展戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)文化等；公司的主營業(yè)務(wù)各部門各項工作和流程、以及工作技能技巧，組織結(jié)構(gòu)，公司的整體運作，以及公司目前狀況等。
在了解了公司的遠景和發(fā)展戰(zhàn)略等基本情況、深入領(lǐng)會了自己的工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，對自己的工作進行定位，按照職位對公司的重要程度來明確工作重點，并就這些工作重點制定工作計劃方案和備選方案。
二、具體工作業(yè)務(wù)開展
（一）、公文、檔案、信息管理；
加強政務(wù)工作效率，推進電子政務(wù)平臺建設(shè)。推薦使用oa辦公系統(tǒng)或相關(guān)erp操作軟件，簡化流程。
公文處理要求及時高效、嚴格保密、歸口統(tǒng)一；
凡公司在各項工作和活動中形成的、辦理完畢具有保存價值的各種載體的文件均應(yīng)收集齊全，由各部門內(nèi)勤人員進行系統(tǒng)整理后向辦公室移交，兼職檔案員負責(zé)歸納整理；同時要建立健全公司檔案的收進、移出、保管、利用等情況的統(tǒng)計。
應(yīng)主動積極地組織和參與各種調(diào)查研究，做好信息的收集、篩選，傳輸工作，把調(diào)查中獲得的大量第一手材料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中理出完成各項工作任務(wù)和進行決策的有利因素與不利因素，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋。
（二）、招投標、合同管理；
公司屬于生產(chǎn)型企業(yè)，大批訂單紛至沓來，不管是采購還是銷售，都需要加以規(guī)范，以保證公司的利益，因此合同簽訂和后續(xù)管理極為重要。
“三務(wù)”（即：法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)）介入公司經(jīng)濟活動，成立五人談判小組，無論是商務(wù)談判還是招投標等重大經(jīng)濟活動及凡涉及到價格的談判，談判小組必須介入，爭取在合同的談判過程中爭取主動，爭取到有利的地位，更好的為公司經(jīng)濟活動保駕護航。
建立的合同臺賬，負責(zé)監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況；
（三）、督辦管理； 為保證企業(yè)各項管理工作落實到位、政令暢通，提高工作效率，保證上級指示、公司決策的貫徹落實，按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，建議啟用督辦機制。綜合管理部設(shè)督辦員，負責(zé)對公司督辦范圍內(nèi)的工作進行檢查、協(xié)調(diào)、督促。負責(zé)在各項工作任務(wù)的完成節(jié)點，向承辦部門下《督辦單》，跟蹤任務(wù)的完成情況與進度。人力資源部負責(zé)將督辦工作納入績效考核內(nèi)容。
（四）、會議、接待管理；準備好議題；做好會議記錄；已形成決定的，整理好書面材料，需有關(guān)部門執(zhí)行的，會后形成文件下發(fā)執(zhí)行；會議討論中遇到的疑難問題，組織人員進行調(diào)查研究，提出解決方案。
接待工作應(yīng)遵循“節(jié)約、對等、周到”的原則。
節(jié)約：招待來賓一律從簡，不鋪張浪費，不重復(fù)宴請，控制陪餐人數(shù)。對等：各職能部門對口接待，遇有綜合性接待時，辦公室負責(zé)予以協(xié)調(diào)，保證接待行為規(guī)范有效，實行“誰組織接待誰簽單”的原則。
涉外賓客的接待、重大活動招待、上級機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)視察、由董事長總經(jīng)理邀請的客人，由辦公室負責(zé)牽頭，相關(guān)部門配合，共同做好接待工作。周到：各接待部門應(yīng)全程接待，時間安排銜接周密，接待方式恰當(dāng)。
（五）、車輛管理；
公務(wù)車實行司機負責(zé)制，單車費用核算控制。指定司機負責(zé)車輛的管理、保養(yǎng)、維修、審驗等事宜。建立公務(wù)車單車管理檔案，實施單車費用獨立管理。
（六）、食堂管理；
餐廳管理實行“主管負責(zé)制”，即由餐廳負責(zé)人對本餐廳飯菜質(zhì)量、衛(wèi)生狀況、就餐環(huán)境、員工紀律等全面負責(zé)，并對發(fā)生的問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
嚴把采購關(guān)，原材料采購需填報《請購單》，由廚師長、食堂負責(zé)人、辦公室主任確認后方可進行，并備案；采購?fù)旰笥蓮N師長及食堂負責(zé)人進行驗收；每月對食堂出入庫進行盤點。廚房人員實行衛(wèi)生分片包干制，做到分擔(dān)區(qū)掛牌，衛(wèi)生天天達到標準，明確衛(wèi)生責(zé)任，真正落實衛(wèi)生制度。餐廳工作人員實行投訴意見考核評分管理，分為二部分：服務(wù)性投訴及菜品質(zhì)量、衛(wèi)生投訴，與月度工資掛鉤。
（七）、宿舍管理；
宿舍嚴格實行半軍事化管理。確保員工宿舍安全、有序、整潔、舒適、衛(wèi)生。設(shè)立兼職宿舍管理員，負責(zé)員工宿舍的安全、秩序、物業(yè)、衛(wèi)生管理，定期抽查。
建立宿舍內(nèi)部衛(wèi)生值日制度，由室長安排，同寢室人員輪流值日；（八）、保潔、綠化管理；
辦公室派專人負責(zé)廠區(qū)保潔、綠化工作，每日要填寫《環(huán)境衛(wèi)生日檢查記錄表》認真做好保潔工作的監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，監(jiān)督每日保潔工作的全過程。搞好廠區(qū)花木的維護保養(yǎng)，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，設(shè)專人對花草進行施肥、施水，防治病蟲害，適時修剪。每日填寫《綠化養(yǎng)管記錄表》 設(shè)定保潔、綠化工作處理單，嚴格執(zhí)行監(jiān)管職能。
三、綜合管理及協(xié)調(diào)機制 辦公室主任要出色地履行自己的各項職責(zé)，必須注意和不斷改進工作方法，從而充分發(fā)揮作用。
（一）要總攬全局，抓好大事，突出重點，兼顧一般。辦公室主任不論工作多忙，都要始終站在全局的高度上，注意處理全局與局部的關(guān)系，重點與一般的關(guān)系，分清主次緩急，鎮(zhèn)定自若地處理好每一項工作。因此，統(tǒng)籌規(guī)劃是關(guān)鍵。
（二）管理制度化
辦公室是聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的橋梁和紐帶，部門的工作任務(wù)重，頭緒多、內(nèi)容雜。為了確保辦公室各項工作有序可循，規(guī)范有序，就需要為辦公室的管理工作建立一套切實可行的規(guī)章制度，將辦公室的各項辦事規(guī)程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室的工作有章可循、有法可依。
（三）精細化管理
我們要以構(gòu)建和諧團隊為目標，營造寬松和諧、溫暖如春、催人奮進的辦公室內(nèi)外工作環(huán)境，促進和諧企業(yè)建設(shè)。注重細節(jié)，例如關(guān)注高層領(lǐng)導(dǎo)管理人員和各部門領(lǐng)導(dǎo)的生日，代表董事長和公司送他們一份禮物，哪怕是一份寫著生日快樂的郵件也可以。讓其感受到企業(yè)如同一個大家庭，和諧一家親。
（四）協(xié)調(diào)服務(wù)管理
從協(xié)調(diào)工作看，辦公室的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)對象是各職能部門。在協(xié)調(diào)工作中，辦公室主任始終要站在全局利益上，毫不含糊地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖和決策性意見，這是大前提。
從服務(wù)工作看，辦公室主任要始終把全心全意為各職能部門服務(wù)作為自己的宗旨，帶領(lǐng)辦公室全體工作人員主動熱情、盡心竭力地為各職能部門服務(wù)。經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)反映他們的意見和要求，積極幫助他們解決實際困難。這不僅是辦公室的一項職責(zé)，也是調(diào)整辦公室同各職能部門之間關(guān)系的有效途徑。
我認為做好一個辦公室主任，需要做到：一是發(fā)言不施令，切實擺正自己的位置。把握層次性、把握準確性、把握原則性、把握分寸性。二是協(xié)調(diào)不指揮，注意自己的角色。決策協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)、活動協(xié)調(diào)。三是建議不越權(quán)，認真履行自己的職責(zé)；四是服務(wù)不盲從，努力形成自己的風(fēng)格。測重不失重，服務(wù)不盲從。五是自尊不自傲，培養(yǎng)自己獨立的人格。正直、勤奮、熱情、奉獻的工作作風(fēng)。
因未對公司全面了解，暫作以上計劃。計劃只是簡略的介紹一下個人的一些管理方法，辦公室的工作瑣碎、繁雜，一些日常工作沒有具體羅列，請見諒，也希望能夠獲得您的認可。
辦公室主任具備素質(zhì)篇三
辦公室主任角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)
辦公室是單位中的綜合部門，起著承上啟下、溝通協(xié)調(diào)的中樞作用，是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的窗口。辦公室工作任務(wù)龐雜、責(zé)任重大，不僅要參與政務(wù)、處理事務(wù)，還要協(xié)調(diào)關(guān)系、做好服務(wù)。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質(zhì)密不可分。
一、辦公室主任的角色定位
辦公室主任的工作性質(zhì)從根本上說，具有輔助性和服務(wù)性以及協(xié)調(diào)性等多重性的特點。輔助性是側(cè)重于辦公室主任本人的工作責(zé)任和地位而言；服務(wù)性則側(cè)重于辦公室主任的思想意識、職業(yè)道德、工作方式、方法來說的；協(xié)調(diào)性則是辦公室主任對內(nèi)對外、對上對下的工作關(guān)系，前兩者相對于領(lǐng)導(dǎo)而言，后者相對于工作職責(zé)，這些工作性質(zhì)決定了辦公室主任的工作特點，這些特點貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言，它最突出的特點具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。
（一）角色的多重性
所謂角色多重性，是指人們對某種社會地位、身份和職責(zé)的一種看法，也是人們對具有特定身份的人的行為期望。這里所說的角色多重性，主要是指辦公室主任在組織協(xié)調(diào)或群體活動中通過各種工作關(guān)系所體現(xiàn)出的權(quán)利、義務(wù)規(guī)范和行為模式。辦公室主任相對于單位的領(lǐng)導(dǎo)他既是下級又是參謀助手或者說有時又可充當(dāng)半個秘書角色；相對于辦公室內(nèi)部來說他又是部門領(lǐng)導(dǎo)、是核心、是部門凝聚力的主要源泉；相對于本單位的其它部門，他既是督促落實領(lǐng)導(dǎo)的各項工作要求的執(zhí)行者，又是協(xié)調(diào)各部門之間的中介和橋梁；相對于其它單位，他又是一位迎賓待客的接待者，并要求做到舉止得體、熱情周到、不卑不亢的主人風(fēng)范形象。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性。當(dāng)然，在不同的場合、時間、事由，其代表的角色也就可能有所不同。
（二）要求的多重性
辦公室本身是由其屬性所決定的，而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性。因此，對主任在工作上的要求與其它部門負責(zé)人的要求也就不盡相同，這是因其部門的工作性質(zhì)和主任本人的工作職責(zé)所決定的。辦公室主任的工作要求大體上體現(xiàn)在以下六個方面，即：被動性與主動性相結(jié)合；經(jīng)常性與突擊性相結(jié)合；事物性與政務(wù)性相結(jié)合；領(lǐng)導(dǎo)性與群眾性相結(jié)合；綜合性與專業(yè)性相結(jié)合；管理性與服務(wù)性相結(jié)合。這六個方面既是矛盾的統(tǒng)一體，又是職責(zé)與能力的具體要求。對這些矛盾和職責(zé)都需要辦公室主任去兼顧并處理好，不能顧此失彼。
（三）能力的多重性
能力的多重性是相對于辦公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作職責(zé)所決定的。要使辦公室的功能得到較好的發(fā)揮，辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性。例如：對上準確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力；對下善于運籌落實的能力；對內(nèi)除要有管理能力外，還要具備對本單位業(yè)務(wù)知識的了解和掌握；對外還要具備一定的協(xié)調(diào)溝通能力等等。這些能力的多重性要求，作為辦公室主任應(yīng)該盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運籌自如，得心應(yīng)手。
二、辦公室主任的素質(zhì)修養(yǎng)
作為單位“大管家”和單位領(lǐng)導(dǎo)“左右手”的辦公室主任，他的素質(zhì)高低直接影響著辦公室工作乃至整個單位工作的好壞。另一方面，受其工作性質(zhì)和特點以及工作職責(zé)等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應(yīng)該提高自身素質(zhì)，加強個人修養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)水平，特別是著力提高五個方面的素質(zhì)修養(yǎng)。
（一）政治素質(zhì)
政治素質(zhì)在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了良好的政治素質(zhì)，才能更好地吸引人才、領(lǐng)導(dǎo)下屬，才能提高工作的原則性、預(yù)見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)造性，保證各項工作沿著正確的路線健康發(fā)展，不斷取得成功。辦公室主任的政治素質(zhì)是諸多素質(zhì)中的核心，起著決定和主導(dǎo)的作用，它有力地決定和影響著其他素質(zhì)的形成和發(fā)展，反映綜合素質(zhì)的高低。
（二）道德品質(zhì)修養(yǎng)
辦公室主任的道德品質(zhì)素質(zhì)除了要遵循一般的道德標準以外，因受其角色定位和思想意識性質(zhì)的決定，作為部門領(lǐng)導(dǎo)特別是辦公室主任要時刻清楚自己的角色，擺正自己的位置，把握好言行分寸，處理好各方面的關(guān)系。在主觀上要排除個人榮辱，要先人后己，處處比別人多付出，無私才能有德。無論是對上或者對下，都要做到心懷坦蕩，一視同仁，以身作則，不斷錘煉人格。
（三）心理素質(zhì)
辦公室主任一點要學(xué)會控制自己的情緒，帶頭保持積極向上的精神狀態(tài)。在生活中，要豁達開朗樂觀向上，妥善處理人際關(guān)系，豐富生活情趣，適時調(diào)整心態(tài)，矯正行為坐標。在工作中，不僅要熱愛自己的工作，更要努力施展才智，正確對待工作中的矛盾沖突，把工作著力點放在如何干好、干出特色上來，力爭做到讓各方面基本滿意，自己的心態(tài)才踏實。
（四）工作能力素質(zhì)
在政治素質(zhì)、道德素質(zhì)、心理素質(zhì)等條件等同的情況下，辦公室主任能力素質(zhì)的高低，直接影響到其他工作效率的高低和工作業(yè)績的好壞。作為辦公室主任首先要具有當(dāng)好參謀助手的能力，做到思維敏捷，足智多謀。其次，在工作中應(yīng)該具備對領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力。在職權(quán)范圍內(nèi)能熟練掌握和運用各種規(guī)章制度去抓好工作，事事想在前，處處做在前。第三，還應(yīng)具有綜合協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮樞紐和橋梁作用，努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。第四，辦公室主任還有要具有在各種場合下的應(yīng)酬能力。對內(nèi)具有親和力，對外要有協(xié)調(diào)技巧。工作中既有溫和的一面，又要有處理問題果斷的一面。
（五）理論知識素質(zhì)
辦公室主任工作涉及范圍極廣，具有很強的整體性和綜合性。這種工作特點決定了辦公室主任必須具備豐富的知識和較高的文化素質(zhì)。理論知識包括政治理論和業(yè)務(wù)知識以及現(xiàn)代科學(xué)文化技能等。一是政治理論修養(yǎng)。作為一個辦公室主任應(yīng)該對黨和國家的方針、政策等政治理論有所掌握；對社會現(xiàn)象的理解和認識要比較敏銳和深刻，特別是自己的獨到見解要上升到一定的理論高度。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)的修養(yǎng)。辦公室主任應(yīng)盡可能地多掌握本工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)方面的知識，善于積累有關(guān)業(yè)務(wù)方面的工作經(jīng)驗和基礎(chǔ)資料，不斷充實自己提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是現(xiàn)代科學(xué)技能素質(zhì)的修養(yǎng)。作為辦公室主任應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識和技能，用所掌握的現(xiàn)代科學(xué)理論知識指導(dǎo)工作，運用現(xiàn)代科學(xué)技能提高工作質(zhì)量和工作效率。
三、辦公室主任如何加強自身修養(yǎng)
（一）善于定位
“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識，把握好各種角色的轉(zhuǎn)換。對本單位的領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任要時刻注意維護領(lǐng)導(dǎo)的威信和權(quán)威性，及時準確地落實領(lǐng)導(dǎo)決策，恰到好處地處理好上下級和部門之間的工作關(guān)系。但要堅持原則，不能怕得罪人，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展。另外，必須有下級服從上級的組織觀念，要想方設(shè)法支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好群眾的思想工作，及時給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。對于本單位的各股室來說，辦公室主任應(yīng)當(dāng)是個承上啟下、有威信、值得信賴的參謀和協(xié)調(diào)者。如果沒有清醒的角色意識，就不能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合，工作上就沒有號召力。同時，辦公室作為對外交流的窗口，辦公室主任還應(yīng)妥善處理好對外交往的關(guān)系，維護好本單位的形象。
（二）善于思考 面對千頭萬緒的事務(wù)和各種紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系，辦公室主任遇事時須反應(yīng)靈敏，同時要冷靜沉著，善于思考。辦事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。對于來自四面八方、上下左右、方方面面的信息，辦公室主任應(yīng)該是個過濾器，要學(xué)會思考分析，把有用的信息及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)參考，提供給各部門應(yīng)用。遇到棘手的事，要養(yǎng)成深入調(diào)查研究的習(xí)慣，做到有理有據(jù)地處理問題，不能盲目、簡單地上推下卸，不加思考、簡單行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成規(guī)定的工作以外，要善于動腦筋、敢于創(chuàng)新思路，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習(xí)慣，才能在處理問題、化解矛盾時做到游刃有余，切實為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)壓力，為群眾排憂解難。
（三）善于學(xué)習(xí)
辦公室主任工作范圍既包括政務(wù)，又包括事務(wù)；既有政治上的，又有文化上的。工作上的綜合性特點決定了辦公室主任要學(xué)習(xí)的東西很多，因此就必須養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。學(xué)習(xí)的關(guān)鍵在于“善”字上，因為人的精力和時間是有限的，加上辦公室的工作紛繁復(fù)雜，因此要學(xué)會利用好“善”字。一方面要學(xué)會合理利用時間，另一方面要學(xué)會適應(yīng)形勢，要結(jié)合實際需要學(xué)。同時，還要充分利用工作上的有利條件，例如：在擬辦文件時，要及時對上級政策性和指導(dǎo)性的文件先“飽眼福”認真學(xué)習(xí)領(lǐng)會，不要隨意一覽了之。只要不斷學(xué)習(xí)和補充新知，調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)，提高自己的工作能力，才能遇事不驚，沉著冷靜，適應(yīng)工作需要，跟上時代發(fā)展的步伐，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。
（四）善于“超脫”
辦公室主任的工作，往往與忙忙碌碌結(jié)下不解之緣，有考慮不完的工作，寫不盡的文字材料，干不完的雜事，在精神上、體力上很難有輕松的時候。因此辦公室主任更應(yīng)該努力學(xué)會“超脫”，給自己營造一個良好的工作環(huán)境。一要按照重點工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕、重、緩、急等層次合理安排時間，做到重點工作重點抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發(fā)揮副職的作用，調(diào)動本部門其他人員的積極性，用其所長。三要在部門內(nèi)建立起規(guī)范、高效的工作秩序，使其部門內(nèi)下屬各盡其責(zé)，相互配合，提高工作效率，也是辦公室主任獲得“超脫”的有效方法之一。
辦公室主任具備素質(zhì)篇四
試論辦公室主任的“全身”修養(yǎng)
辦公室主任素質(zhì)的高低決定了辦公室工作的好壞。因此，作為辦公室的主要責(zé)任人，辦公室主任從“頭”到“腳”都應(yīng)該是十分優(yōu)秀的。我認為，在新形勢下，辦公室主任的“全身”修養(yǎng)最起碼應(yīng)包括八個方面，即頭腦要靈，眼睛要明，嘴巴要穩(wěn)，肩膀要平，心胸要闊，手腳要勤，身板要正。唯有這樣，辦公室的職能才得以充分發(fā)揮，形象才得以充分體現(xiàn)。
一、頭腦要靈：勤于思考和總結(jié)
大腦作為人的思維與行為的主控中心，其程序必須嚴密而充實，其聯(lián)絡(luò)必須通暢而簡捷，唯有這樣，才能做到指導(dǎo)有方，調(diào)度自如。辦公室是機關(guān)的主控中心，承擔(dān)者參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職能，辦公室主任的頭腦必須要做好以下三個方面的修養(yǎng)：
一是要有天一般的遼闊，即要有大容量的信息存儲能力。由于辦公室工作瑣萃而繁雜，決定了辦公室主任必須養(yǎng)成事事關(guān)心、處處留意的好習(xí)慣，其目之所見、耳之所聞、鼻之所嗅、舌之所感、膚之所觸，都應(yīng)該在大腦皮層留下一道清晰的印記，而不應(yīng)該抓大放小，更不應(yīng)該丟三忘四。因為貯存在辦公室主任頭腦中的所有信息都將成為日后為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、當(dāng)好參謀、提供決策依據(jù)的“源碼”。
二是要有海一般的深邃，即要有高質(zhì)量的分析思辨能力。辦公室主任的大腦不是簡單的信息儲存器，善于對各類信息的分類與分析應(yīng)是辦公室主任的基本功。一個信息反饋到大腦，馬上就應(yīng)該出現(xiàn)以下幾個最基本的反應(yīng)：該信息屬什么類型？其重要程度如何？為什么會出現(xiàn)這個信息？與當(dāng)前工作有什么必然聯(lián)系？它會對工作或?qū)⒁獙ぷ鳟a(chǎn)生什么影響？它該用公式還是用表格還是用文字表述最為方便？經(jīng)過一番編排，就可形成信息的條理化、秩序化，為日后的應(yīng)用提供良好的“物資”裝備。
三是要有電腦一般的靈敏，即要有高速度的應(yīng)變處理能力。信息的儲存與分析，最終是為方便調(diào)度、及時指導(dǎo)和處理問題服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)問計于辦公室，要及時拿得出初步的設(shè)想及充分的依據(jù)；問題出現(xiàn)在辦公室，要及時拿得出化解的措施。所謂上下通曉、左右逢源、沉著冷靜、游刃有余，就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現(xiàn)。
二、眼睛要明:精于觀察和發(fā)現(xiàn)
辦公室主任的眼界應(yīng)該從紛繁的日常事務(wù)中拔出來,根據(jù)自身所處的位置、場景和工作階段的不同而不斷地調(diào)整視角,既要高屋建瓴,總攬全局,又要見微知著，看葉知秋。要做到這一點，必須具備三項素質(zhì)：
一是視野要開闊。在工作中，辦公室主任只有把自身的業(yè)務(wù)工作同本單位的整體工作聯(lián)系起來，才能找準辦公室近段的工作重點，并對下一階段的工作作出準確定位，才能使辦公室的工作更貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。因此，開闊的視野是辦公室主任產(chǎn)生超前思維的前提，也是辦公室工作更具創(chuàng)新的必要條件。相反，如果視野狹窄，只顧眼前，辦公室的工作必然被動、必然滯后，辦公室這一機關(guān)龍頭的作用就無以發(fā)揮。
二是觀察要仔細。在對全局大事具有敏銳洞察力的同時，辦公室主任更要有善于觀察小事的功夫。什么是小事？一個眼神，一個看似不經(jīng)意的動作，一個稍縱即逝的表情，辦公室主任都應(yīng)該盡收眼底，并能從這些“小事”中分析斷定它表達的意義和隱含的潛臺詞。對這些“小事”的準確捕捉，在辦公室主任從事接待和協(xié)調(diào)工作中尤為重要。對方想說而未說，想做而未做，辦公室主任應(yīng)一目了然，唯有這樣，接待工作才能顯其心心相融，協(xié)調(diào)工作才能顯其適度而得體，才能始終在整個工作過程中占盡先機，贏得主動。
三是發(fā)現(xiàn)要及時。及時發(fā)現(xiàn)是由眼及腦的一次超越，是由感性到理性的一次升華。有人往往從別人已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗中、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識的東西，其實這些典型、這些經(jīng)驗也許就發(fā)生和成長在自己的身邊，自己只是沒有發(fā)現(xiàn)或沒有及時發(fā)現(xiàn)而已。因此，承擔(dān)著總結(jié)經(jīng)驗、推廣典型、開展宣傳重任的辦公室主任就必須學(xué)會有以小見大、見微知著的本領(lǐng)，發(fā)現(xiàn)比別人早一點，發(fā)掘比別人深一點。
三、嘴巴要穩(wěn)：忠于守信和保密
一個悶罐子當(dāng)不了辦公室主任，辦公室主任的嘴巴理應(yīng)能言善辯，巧舌如簧，但不分場合、不分對象、不分內(nèi)容的滔滔不絕，顯然也是不行的。什么時候該口若懸河，什么時候該守口如瓶，辦公室主任必須嚴格把握這個分寸。
如果說能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，那么，守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì)，由于工作性質(zhì)所決定，辦公室主任享有比別的中層干部更多的知情權(quán)，參加必要的黨組會議、局長辦公會議、局務(wù)會議等，使他有更多的機會獲得更多的在一定的時間、范圍內(nèi)被稱之為秘密的信息和資料，而這些信息和資料往往也是單位的工作重點，群眾關(guān)注的熱點和議論的焦點，諸如人事任免的問題，經(jīng)費管理問題，評先評優(yōu)問題，還有許許多多的數(shù)字、報表等，這就要求辦公室主任必須時刻牢記自己的身份，增強政治意識，嚴格做到參政不議
政
辦公室主任具備素質(zhì)篇五
辦公室主任素質(zhì)的高低決定了辦公室工作的好壞。因此，作為辦公室的主要責(zé)任人，辦公室主任從“頭”到“腳”都應(yīng)該是十分優(yōu)秀的。我認為，在新形勢下，辦公室主任的“全身”修養(yǎng)最起碼應(yīng)包括八個方面，即頭腦要靈，眼睛要明，嘴巴要穩(wěn)，肩膀要平，心胸要闊，手腳要勤，身板要正。唯有這樣，辦公室的職能才得以充分發(fā)揮，形象才得以充分體現(xiàn)。
一、頭腦要靈：勤于思考和總結(jié)
大腦作為人的思維與行為的主控中心，其程序必須嚴密而充實，其聯(lián)絡(luò)必須通暢而簡捷，唯有這樣，才能做到指導(dǎo)有方，調(diào)度自如。辦公室是機關(guān)的主控中心，承擔(dān)者參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職能，辦公室主任的頭腦必須要做好以下三個方面的修養(yǎng)：
一是要有天一般的遼闊，即要有大容量的信息存儲能力。由于辦公室工作瑣萃而繁雜，決定了辦公室主任必須養(yǎng)成事事關(guān)心、處處留意的好習(xí)慣，其目之所見、耳之所聞、鼻之所嗅、舌之所感、膚之所觸，都應(yīng)該在大腦皮層留下一道清晰的印記，而不應(yīng)該抓大放小，更不應(yīng)該丟三忘四。因為貯存在辦公室主任頭腦中的所有信息都將成為日后為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、當(dāng)好參謀、提供決策依據(jù)的“源碼”。
二是要有海一般的深邃，即要有高質(zhì)量的分析思辨能力。辦公室主任的大腦不是簡單的信息儲存器，善于對各類信息的分類與分析應(yīng)是辦公室主任的基本功。一個信息反饋到大腦，馬上就應(yīng)該出現(xiàn)以下幾個最基本的反應(yīng)：該信息屬什么類型？其重要程度如何？為什么會出現(xiàn)這個信息？與當(dāng)前工作有什么必然聯(lián)系？它會對工作或?qū)⒁獙ぷ鳟a(chǎn)生什么影響？它該用公式還是用表格還是用文字表述最為方便？經(jīng)過一番編排，就可形成信息的條理化、秩序化，為日后的應(yīng)用提供良好的“物資”裝備。
三是要有電腦一般的靈敏，即要有高速度的應(yīng)變處理能力。信息的儲存與分析，最終是為方便調(diào)度、及時指導(dǎo)和處理問題服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)問計于辦公室，要及時拿得出初步的設(shè)想及充分的依據(jù)；問題出現(xiàn)在辦公室，要及時拿得出化解的措施。所謂上下通曉、左右逢源、沉著冷靜、游刃有余，就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現(xiàn)。
二、眼睛要明:精于觀察和發(fā)現(xiàn)
辦公室主任的眼界應(yīng)該從紛繁的日常事務(wù)中拔出來,根據(jù)自身所處的位置、場景和工作階段的不同而不斷地調(diào)整視角, 既要高屋建瓴,總攬全局,又要見微知著，看葉知秋。要做到這一點，必須具備三項素質(zhì)：
一是視野要開闊。在工作中，辦公室主任只有把自身的業(yè)務(wù)工作同本單位的整體工作聯(lián)系起來，才能找準辦公室近段的工作重點，并對下一階段的工作作出準確定位，才能使辦公室的工作更貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。因此，開闊的視野是辦公室主任產(chǎn)生超前思維的前提，也是辦公室工作更具創(chuàng)新的必要條件。相反，如果視野狹窄，只顧眼前，辦公室的工作必然被動、必然滯后，辦公室這一機關(guān)龍頭的作用就無以發(fā)揮。
二是觀察要仔細。在對全局大事具有敏銳洞察力的同時，辦公室主任更要有善于觀察小事的功夫。什么是小事？一個眼神，一個看似不經(jīng)意的動作，一個稍縱即逝的表情，辦公室主任都應(yīng)該盡收眼底，并能從這些“小事”中分析斷定它表達的意義和隱含的潛臺詞。對這些“小事”的準確捕捉，在辦公室主任從事接待和協(xié)調(diào)工作中尤為重要。對方想說而未說，想做而未做，辦公室主任應(yīng)一目了然，唯有這樣，接待工作才能顯其心心相融，協(xié)調(diào)工作才能顯其適度而得體，才能始終在整個工作過程中占盡先機，贏得主動。
三是發(fā)現(xiàn)要及時。及時發(fā)現(xiàn)是由眼及腦的一次超越，是由感性到理性的一次升華。有人往往從別人已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗中、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識的東西，其實這些典型、這些經(jīng)驗也許就發(fā)生和成長在自己的身邊，自己只是沒有發(fā)現(xiàn)或沒有及時發(fā)現(xiàn)而已。因此，承擔(dān)著總結(jié)經(jīng)驗、推廣典型、開展宣傳重任的辦公室主任就必須學(xué)會有以小見大、見微知著的本領(lǐng)，發(fā)現(xiàn)比別人早一點，發(fā)掘比別人深一點。
三、嘴巴要穩(wěn)：忠于守信和保密
一個悶罐子當(dāng)不了辦公室主任，辦公室主任的嘴巴理應(yīng)能言善辯，巧舌如簧，但不分場合、不分對象、不分內(nèi)容的滔滔不絕，顯然也是不行的。什么時候該口若懸河，什么時候該守口如瓶，辦公室主任必須嚴格把握這個分寸。
如果說能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，那么，守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì)，由于工作性質(zhì)所決定，辦公室主任享有比別的中層干部更多的知情權(quán)，參加必要的黨組會議、局長辦公會議、局務(wù)會議等，使他有更多的機會獲得更多的在一定的時間、范圍內(nèi)被稱之為秘密的信息和資料，而這些信息和資料往往也是單位的工作重點，群眾關(guān)注的熱點和議論的焦點，諸如人事任免的問題，經(jīng)費管理問題，評先評優(yōu)問題，還有許許多多的數(shù)字、報表等，這就要求辦公室主任必須時刻牢記自己的身份，增強政治意識，嚴格做到參政不議
政，涉密不泄密，不該自己說的堅決不說，寧做悶罐子，不做“長舌婦”。只有這樣，才能有效維護領(lǐng)導(dǎo)班子的團結(jié)，確保各項議程能順利得到推行。
四、肩膀要平：勇于承責(zé)和舉薦
辦公室主任要有一副厚實的肩膀，這副肩膀上要擔(dān)得起本不由自己承擔(dān)的責(zé)任，還要撐得住讓別人從自己的肩上跨過去。
辦公室主任要勇于攬“過”。攬過是一種氣質(zhì)，更是一種工作藝術(shù)。辦公室工作點多面廣，在工作中顧此失彼、出現(xiàn)失誤是在所難免的，但辦公室主任都應(yīng)在第一時間將出現(xiàn)過錯的責(zé)任“攬”到自己肩上，來接受領(lǐng)導(dǎo)或同事的批評，而不應(yīng)該對失誤者吹胡子瞪眼，當(dāng)場指責(zé)。因為愛護其任何下屬的臉面，也就調(diào)動了下屬的工作積極性，增強了下屬的工作責(zé)任感。在日后的工作中，他們定會自我施壓、兢兢業(yè)業(yè)，以使他們的直接領(lǐng)導(dǎo)不再承受不該承受的“委屈”。
辦公室主任還要樂于舉“賢”。發(fā)現(xiàn)典型、推舉典型、宣傳典型，是辦公室的職責(zé)和義務(wù)，“為人作嫁”是辦公室主任的必修課，因此，辦公室主任必須淡泊名利，不思“進取”，而一心一意地發(fā)掘典型、培養(yǎng)典型、舉賢薦能，讓他們從自己的肩膀上站起來并跨入一個嶄新的天地，這是一個成功的辦公室主任應(yīng)當(dāng)具有的人格魅力。
五、心胸要闊：善于化解和包容
辦公室是機關(guān)事務(wù)的集中地，也是機關(guān)矛盾的集中地，辦公室主任時時都會推至機關(guān)事務(wù)與矛盾的風(fēng)口浪尖上，其實，唯有虛懷若谷，胸襟博大，才能化解一切矛盾，包容一切是非面，保證機關(guān)工作順利開展。
化解矛盾要用心去溝通。有人的地方有矛盾存在，遇上矛盾怎么辦？一是要有化解矛盾的信心。辦公室主任必須具備這份自信，相信自己有能力化干戈為玉帛、化尖銳為平和，不是特別棘手的難題，一般不要讓矛盾走出辦公室。那種碰到問題繞道走，遇上矛盾就上交的做法是辦公室主任無能的表現(xiàn)。二是要認真分析矛盾的性質(zhì)，矛盾擺在面前，辦公室主任要分得清哪個是主要矛盾，哪個矛盾在現(xiàn)實的工作中帶有普遍性等，只有把握住了這些，才能在眾多矛盾中分清輕重緩急，找出矛盾產(chǎn)生的根源，尋求解決的最佳辦法，從而做到各個擊破。三是要用一副熱心腸去化解矛盾的堅冰。在解決矛盾的過程中，辦公室主任要學(xué)會串位思考，換位思考，才更能夠切中要害，把握根本，在心與心的溝通、情與理的交融中，“矛”和“盾”就有可能成為一對親密的“伙伴”。
包容是非要用心去感受。擁有一顆包容之心對辦公室主任來說十分重要，發(fā)生在辦公室的是非曲直可謂是司空見慣，誤解者有之，批評者有之，冷嘲熱諷者有之，凡此種種，辦公室主任都得無一例外地包容下來，切不可小肚雞腸、斤斤計較，但也不可視而不見、充耳不聞。是誤解的，交給時間去澄清；是批評的，其正確就認真地加以改進，其不當(dāng)就把它當(dāng)作防止今后工作出現(xiàn)類似問題的良藥；對冷嘲熱諷者，一個寬容的微笑遠比針鋒相對、反唇相譏更具威力。唯有這樣，辦公室主任才不至于被這些擾亂自己的陣腳，才能夠保持一種平和的心態(tài)來從事本職工作。不求有功于世，但求無愧于心是辦公室主任應(yīng)該達到的精神境界。
六、腰桿要硬：取于管理和督辦
作為本單位的行政管理部門，辦公室承擔(dān)著大量的日常事務(wù)管理和督辦工作。要真正搞好這項工作，辦公室工作就要練就一副“硬腰桿”。
一是堅持原則要頂?shù)米 皦骸?。管理工作是一項原則性硬的工作，堅持原則是搞好管理的前提條件。因此，辦公室主任必須敢于堅持真理，嚴格按照機關(guān)各項制度進行管理，并一項一項抓落實，必要時還要拉得下臉面，頂?shù)米毫Γ瑢Σ环墓芾?、不按制度辦事的人和事進行必要的行政和經(jīng)濟處理，增強管理的“鋼”性。
二是加強督辦要抗得住“震”。很多工作是雷聲大，雨點小，這就是缺乏督辦的結(jié)果。沒有督辦，就無法形成局領(lǐng)導(dǎo)的集體權(quán)威，就無法保證政令暢通。因此，辦公室主任同樣要頂壓抗震，以大局為重，以工作為重，如實做到上下通氣，真正體現(xiàn)“賞罰分明”。唯有這樣，才能言行一致，令行禁止，促使各項工作管有原則，行有成效。
七、手腳要勤：長于調(diào)研和反饋
信息作為領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，推動工作方式，促進交流的工具，已越來越受到各項領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，作為被稱之“信息庫”、“參謀部”的辦公室，采集高密度信息，撰寫高質(zhì)量文章，開發(fā)高質(zhì)量調(diào)研，理應(yīng)放在辦公室工作的突出位置，作為辦公室主任，更應(yīng)手勤眼快，勤收集，勤調(diào)研，切實當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。
手要勤，勤于收集和歸納。辦公室每天都有大量的報刊雜志內(nèi)參和文件，是機關(guān)信息傳遞交流中心，如何向領(lǐng)導(dǎo)傳遞這些信息？作為辦公室主任必要掌握兩點，一是領(lǐng)導(dǎo)在想什么，想知道什么？二是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該知道什么？搞清楚了這兩點，才能眾多紛繁復(fù)雜的信息中選出領(lǐng)導(dǎo)最感興趣最具有參考價值的信息，進行編輯歸類，及時重點地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，才能有效提高信息的利用效果。
腿要快，快于調(diào)研和反饋。辦公室主任注重呆機關(guān)，同時要注重下基層，基層是信息和策源地，基層是開展調(diào)研的主戰(zhàn)場，一個會議精神是否得以貫徹，一項重大工作是否得以落實，領(lǐng)導(dǎo)近期關(guān)注什么工作重點，群眾近期關(guān)注什么熱點，工作中近期有哪些難點等等都是基層調(diào)研的課題，而這些問題辦公室主任是坐機關(guān)閉門造車不出來的。因此，深入基層，捕捉信息，認真研究，仔細分析，及時反饋，讓領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間內(nèi)取得更為詳實的一手資料，就會減少決策的盲目性，增強針對性，提高準確性。
八、身板要正：樂于奉獻和敬業(yè)
辦公室工作是一個付出多、回報少的工作；是一個埋頭苦干、為人作嫁衣裳的工作；是一個需過十磨九難、默默耕耘才能贏得大家理解和信賴的工作，工作責(zé)任大，難度大，搞好辦公室工作必須有一支精干的隊伍，因此，作為辦公室主任，必須樹立起良好的自身形象，來帶動和影響他人。
一是樹立良好的專業(yè)形象。辦公室的工作職能要求辦公室主任既要通曉本單位的業(yè)務(wù)又要具備專長的寫作能力，行政管理能力，綜合協(xié)調(diào)能力。因此，辦公室主任必須十分注重綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加強學(xué)習(xí)，向書本學(xué)，向?qū)嵺`學(xué)，向領(lǐng)導(dǎo)和同事們學(xué)，不斷富和充實自己。
二是樹立崇高的敬業(yè)形象。淡迫名利，無私奉獻是辦公室主任愛崗敬業(yè)的精華，耐得住寂寞，守得住清貧，抵得住誘惑是辦公室主任樹立敬業(yè)形象的基石。
三是樹立親善的服務(wù)形象。辦公室的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機關(guān)服務(wù)，為基層服務(wù)，辦公室主任應(yīng)該成為辦公室一名最為出色的服務(wù)員，無論是對內(nèi)對外，對上對下，辦公室主任都要做到言語熱情，態(tài)度和藹。下基層時準確傳達下級領(lǐng)導(dǎo)的指示，回機關(guān)時及時反映基層干部的呼聲，在服務(wù)中盡力解決工作生活中的困難，在全局上下營造一種和諧、有序、文明的工作生活環(huán)境,辦公室才能真正成為內(nèi)外連結(jié)的紐帶,上下溝通的橋梁。
